Vastavustingimused
Pakkuja peab kinnitama, kas temal või tema esindajatel või juhtorganite liikmetel on asjakohaseid jõustunud süüdimõistvaid otsuseid, sealhulgas kuritegelikus ühenduses osalemise, korruptsiooni, kelmuse, terrorismiga seotud kuritegude, rahapesu või terrorismi rahastamise, laste tööjõu kasutamise või inimkaubanduse ning maksualaste süütegude eest. Kõrvaldamise aluseks võivad olla ka tasumata maksud või sotsiaalkindlustusmaksed; keskkonna-, sotsiaal- või tööõiguse kohustuste rikkumine; pankrot, maksejõuetus, likvideerimine, kokkulepe võlausaldajatega või peatatud äritegevus; raske ametialane väärkäitumine; konkurentsi kahjustavad kokkulepped; huvide konflikt või hanke ettevalmistamises osalemine, kui konkurentsi ei saa muul viisil tagada; varasemate hankelepingute oluline või korduv rikkumine; vale või eksitava teabe esitamine, teabe varjamine, nõutud tõendite esitamata jätmine või konfidentsiaalse teabe lubamatu hankimine. Muud alused hõlmavad seadusliku aluseta Eestis viibiva välismaalase töötamise võimaldamist, kohaldatavaid rahvusvahelisi sanktsioone, vajaduse korral hankija asukoha järgset kohaliku maksu võlga ning pakkuja elu- või asukoha tõttu kehtivat osalemispiirangut. Maksuvõla piirmääraks on märgitud 0 eurot; teates selgitatakse, et Eesti reeglite järgi ei väljastata maksuvõla tõendit alla 100 euro suuruse võla korral (arvestamata haldusaktiga kindlaksmääramata intressi) ega siis, kui võla tasumine on ajatatud. Kui see on lubatud, võib pakkuja usaldusväärsuse taastamise tõendamiseks esitada teabe võetud heastamismeetmete kohta.
Kvalifitseerimistingimused ja kõrvaldamise alused
Pakkuja peab olema kantud oma asukohariigi äriregistrisse, kui see on seal õigusaktide järgi nõutav. Pakkuja keskmine netokäive peab ajavahemikul 01.01.2023–31.12.2025 olema vähemalt 70 000 eurot majandusaasta kohta. Ühispakkujad võivad käibed summeerida. Edukaks tunnistatud pakkuja esitab kolme viimase lõppenud majandusaasta aruannete väljavõtted, millest nähtub netokäive; Eestis registreeritud ettevõtjalt neid ei nõuta, kui andmed on hankijale avalikust andmekogust tasuta kättesaadavad.
Pakkuja peab riigihanke algamisele eelneva 36 kuu jooksul olema nõuetekohaselt täitnud vähemalt ühe lepingu, mille esemeks oli personali- ja iseteenindustarkvara juurutamine vähemalt 150 kasutajaga organisatsioonis. Pakkuja esitab selle kohta andmed hankepassis ning hankija nõudmisel tellija kinnituse, mis sisaldab lepingu täitmise aega ja eset.
Pakkumus peab vastama hankedokumentidele ning tingimuslik pakkumus ei ole lubatud. Pakkuja esitab maksumuse hankes ette nähtud struktuuris, kinnitab funktsionaalsete ja mittefunktsionaalsete nõuete katmist ning lisab pakutava tarkvara lühikirjelduse selle olemuse ja kasutusotstarbe kohta. Ühispakkumuse korral tuleb esitada ühispakkujate volikiri. Pakkuja märgib ja põhjendab pakkumuses ärisaladuseks määratava teabe; pakkumuse maksumust ega hindamiskriteeriumidele vastavaid näitajaid ei tohi ärisaladuseks määrata. Kõrvaldamise aluste kontrolliks tuleb esitada äriregistri B-kaardilt nähtamatute volitatud isikute nimed ja isikukoodid või kinnitus, et selliseid isikuid ei ole. Pakkuja kinnitab, et tema ega tema nimel tegutsevad isikud ei ole hankemenetluses toime pannud korruptiivseid tegusid.