Lepingute ja tarnijate haldussüsteem

Kokkuvõte

Hankega otsitakse Súdwest-Fryslâni vallale kogu organisatsioonis kasutatavat lepingute ja tarnijate haldussüsteemi, mis asendab senise AXI lahenduse. Tarnija peab pakkuma SaaS-rakenduse kasutusõigust, juurutama selle ning tagama hoolduse, toe ja edasiarenduse. Lahendus peab toetama kogu lepingutsüklit, CATS-CM-i või samaväärset metoodikat, NEVI-CLM-i ja vajaduse korral organisatsiooni enda töökorraldust. See peab võimaldama hallata lepinguid, kohustusi, täitmist, riske, muudatusi, hindamisi ja tarnijate portfelle ning sisaldama tarnijaportaali; dokumente hoitakse valla dokumendihaldussüsteemis, mitte CLM-lahenduse omahoidlas. Töö hõlmab aktiivsete lepingute ja asjakohase ajaloolise info migreerimist AXI-st, dokumendilinkide üleviimist, süsteemi seadistamist, liidestusi finants-, personali-, kasutajahaldus-, dokumendihaldus-, andmelao- ja muude süsteemidega, koolitusi ning teenuse lõpetamise plaani. Oodatakse ligikaudu 150 sisekasutajat ja kuni 1 000 tarnijate välist kasutajat; organisatsioonis on umbes 1 200 töötajat ja hinnanguliselt 2 500 aktiivset lepingut. Algne lepinguperiood on 4 aastat ning seda võib pikendada viis korda, iga kord 2 aastaks. Kavandatud lepingu algus ja funktsionaalse kasutuselevõtu kuupäev on 1. märts 2027; tehnilistes juurutusnõuetes on lõpliku tähtajana toodud 28. oktoober 2027. Pakkuja peab esitama hinnapakkumuse, kvaliteedimaterjalid, rakenduskava, koolituskava, nõutud referentsid ja allkirjastatud vastavusdeklaratsioonid ning osalema lahenduse demonstratsioonil. Pakkumusi hinnatakse parima hinna ja kvaliteedi suhte alusel: hind 40% ja kvaliteet 60% (soovitud funktsioonid, juurutuskava, koolituskava ja demonstratsioon). Võitja peab täitma ka 2% Social Returni kohustuse.