Välise dokumendiarhiivi teenused dokumentaalfondide hoiustamiseks, säilitamiseks ja terviklikuks haldamiseks

Kokkuvõte

Hange puudutab Ineco dokumentide välise arhiiviteenuse hankimist ja on jagatud kaheks osaks. 1. osa hõlmab dokumentide hoiustamist, säilitamist, indekseerimist, väljastamist, digitaliseerimist ja sertifitseeritud hävitamist. 2. osa hõlmab praegu teise välise teenusepakkuja juures asuvate dokumentide kokkukogumist, transporti ja registreerimist uue teenusepakkuja arhiivis. Pakkuja võib esitada pakkumuse ühele või mõlemale osale, kuid 2. osa realiseerub üksnes juhul, kui 1. osa võidab praegusest teenusepakkujast erinev pakkuja. 1. osa kestus on 24 kuud ja sellele võib lisanduda kuni 24-kuuline pikendus. 2. osa kestus on kaks kuud ning pikendust ei ole ette nähtud. Maksumus ilma käibemaksuta on 1. osa puhul kuni 164 826 eurot ja 2. osa puhul kuni 51 556,68 eurot. Kogu eeldatav maksumus koos 1. osa võimaliku pikendusega on 381 208,68 eurot ilma käibemaksuta. Pakkumuste esitamise tähtaeg on 21. september 2026. Teenusepakkujal peavad olema turvalised arhiiviruumid, dokumentide jälgimise, inventari ja päringute haldamise süsteemid, transpordivõimekus ning piisava kogemusega töötajad. 1. osa puhul peab hoiustamisvõimekus olema vähemalt 8500 konteinerit, arhiiv asuma Madridist kuni 150 km kaugusel ning tavapärased päringud tuleb täita 24 tunni ja kiired päringud nelja tunni jooksul. Sertifitseeritud hävitamine peab vastama standardi UNE-EN 15713:2024 5. tasemele. Parim pakkuja selgub hinna, tehnilise kvaliteedi ning sotsiaal- ja keskkonnakriteeriumide alusel; kokku on võimalik saada 100 punkti.