Konverentsi korraldamine Gdańskis või Sopotis 2027. aasta mais

Kokkuvõte

Hangitakse vähemalt 140 osalejale mõeldud rahvusvahelise konverentsi terviklikku korraldust Gdańskis või Sopotis 11.–14. mail 2027. Üks hotell peab pakkuma konverentsiruume ja tehnilist tuge, kohvipause ning buf lõunatoitlustust ja majutusteenust. Peasaal peab mahutama koolituspaigutuses vähemalt 250 inimest ning olema vähemalt 500 m²; nõutud on muu hulgas spetsiaalne Wi-Fi vähemalt 50 Mbps üles- ja allalaadimiskiirusega, Full HD pilt, vähemalt viis juhtmeta mikrofoni ja pidev tehniline tugi. Hotell peab olema 4- või 5-tärni kategoorias ning asuma Gdańskis kuni 2000 m kaugusel Neptuni purskkaevust või Sopotis. Toitlustus toimub konverentsipäevadel ning kokku tuleb arvestada 520–1000 osalejapäevaga. Iga päev tuleb pakkuda vähemalt kahte kohvipausi ja üht lõunapausi; menüü tuleb esitada vähemalt kolme variandina ning arvestada eridieetide, sealhulgas halal-toiduga. Hotellis tuleb 10.–15. maiks 2027 blokeerida vähemalt 100 hommikusöögiga tuba, neist vähemalt 80 ühekohalist. Osalejad tasuvad majutuse ise, kuid pakkumuses esitatud öö hinnad on maksimaalsed ja siduvad. Pakkumuste hindamisel annavad konverentsiteenuse hind ja toitlustuse hind kumbki 30%, tasuta osalejapäevade vähendamise võimalus 20% ning miinimumist suurem tubade arv 20%. Läbirääkimised on võimalikud hindade üle. Pakkumus tuleb esitada elektrooniliselt hiljemalt 12. oktoobril 2026 kell 10.00. Osalemiseks tuleb muu hulgas tõendada nõutud varasem kogemus ja kehtiv vastutuskindlustus.