Raamleping Magdeburgi välismaalaste ameti toimikute digiteerimiseks

Kokkuvõte

Hange puudutab Magdeburgi linna välismaalaste ameti olemasolevate toimikute ja jooksva posti digiteerimist raamlepingu alusel. Töö hõlmab dokumentide vastuvõttu ja vedu, ettevalmistamist, dokumentide eraldamist ja indekseerimist, skannimist, kvaliteedikontrolli, digifailide üleandmist ning paberdokumentide ajutist hoiustamist ja hilisemat turvalist hävitamist. Dokumente ega digikoopiaid ei tohi töötlemise käigus Saksamaalt välja viia. Raamlepingu esialgne kestus on 24 kuud; hankija võib seda pikendada kuni kaks korda 12 kuu võrra, kuid kogukestus ei tohi ületada 48 kuud. Lepingu ülempiir on 900 000 eurot ilma käibemaksuta. Minimaalne maht on 1 245 000 arveldatavat digilehte; ligikaudu 8 miljonit toimikulehte, 288 000 jooksva posti lehte, 16 000 toimikut ja 208 vedu on prognoosid, mitte tagatud tellimused. Pakkuja peab korraldama regulaarse transpordi ja tööks vajalikud personali-, tehnilised ning logistikavõimekused. Tavapärane töötlemisaeg on kaks tööpäeva alates dokumentide füüsilisest saabumisest pakkuja juurde. Kiireloomulise nõude korral tuleb materjal teha kättesaadavaks kahe tunni jooksul kas füüsiliselt või digitaalselt kiirskannina. Digiteerimisel kehtib maksimaalne 3% veamäär; iga dokument tuleb esitada eraldi PDF/A-failina, mille suurus võib olla kuni 50 MB. Nõutud on muu hulgas PDF/A-2, 300 dpi värviskann, saksakeelne OCR, indekseerimisandmed, ülekandelogi ja kvalifitseeritud elektrooniline allkiri või tempel. Paberoriginaale hoiustatakse pärast skannimist kuus kuud ning need hävitatakse pärast hankija vabastust. Pakkumusega tuleb esitada nõutud sobivus- ja kõrvaldamisdeklaratsioonid, vähemalt üks nõuetele vastav referents, kindlustus- ja finantstõendid ning allkirjastatud lepingud ja konfidentsiaalsuskinnitus. Hind ja kvaliteet on hindamisel arvesse võetavad; kvaliteeti hinnatakse rakendus- ja teeninduskontseptsiooni alusel. Pakkumus tuleb esitada elektrooniliselt saksa keeles hiljemalt 12.10.2026 kell 12.00.